GV / VR- und sonstige Sitzungen

Im Zusammenhang mit dem Coronavirus treten Fragen zur Durchführung von Generalversammlungen und Verwaltungsratssitzungen auf, die wir im Folgenden beantworten möchten:

• Aktuelle Informationen zur Durchführung von «virtuellen» Generalversammlungen
• Implikationen der Corona-Krise auf die Verwaltungsratstätigkeit
• Durchführen von Verwaltungsratssitzungen per Telefon- oder Videokonferenz möglich
• Bundesamt für Justiz bezieht in einem FAQ Stellung zu verschiedenen Fragen – auch zur Anwesenheitspflicht der Revisionsstelle
• Bundesrat erlaubt die Durchführung von virtuellen Generalversammlungen

Stand: 29. April 2020

Nachdem Ende Februar 2020 die besondere Lage erklärt hat, hat der Bundesrat am 16. März 2020 auch Vorgaben zur Durchführung von GVs erlassen (neu in Art. 6bn COVID-19-Verordnung 2). Damit Gesellschaften aufgrund des Versammlungsverbots dennoch ihrer gesetzlichen Pflicht zur Durchführung der GV nachkommen können, können sie anordnen, dass die Teilnehmer ihre Rechte ohne Präsenz ausüben. Die Unternehmen können anordnen, dass die Teilnehmer ihre Rechte ausschliesslich a) auf schriftlichem Weg oder in elektronischer Form oder b) durch einen vom Veranstalter bezeichneten unabhängigen Stimmrechtvertreter ausüben können.

Verschiedene wichtige Fragen im Zusammenhang mit der Durchführung der GV – welche u.a. auch seitens EXPERTsuisse aufgebracht wurden – wurden vom BJ in einem FAQ aufgenommen. Unter anderem wurde etwa geklärt, dass die Teilnahme der Aktionäre, Gesellschafter, Genossenschafter, Vereinsmitglieder etc. auch per Video- und Audiokonferenz (= elektronisch) möglich ist, sofern die Teilnehmenden identifiziert/authentifiziert werden können. Hingegen ist eine Stimmabgabe per E-Mail nach Ansicht des BJ nicht zulässig. Ferner wurde auch geklärt, dass eine «Restversammlung» mit einem Vorsitzenden als Mitglied des obersten Verwaltungsorgans, einem Protokollführer, einem Stimmenzähler, gegebenenfalls der unabhängige Stimmrechtsvertreter und gegebenenfalls (sprich bei einer ordentlichen Revision) der Revisionsstellenvertreter sowie bei beurkundungspflichtigen Beschlüssen ein Notar anwesend sein müssen. Diese können jedoch auf elektronischem Weg (also per Video- oder Audiokonferenz) teilnehmen, sofern die Identifikation sichergestellt werden kann. Vgl. hierzu unser Mitglieder-Newsletter vom 9. April 2020.

Allerdings gab es noch Unklarheiten im Zusammenhang mit der Wahrnehmung von weiteren Aktionärsrechten oder zur Vertretungsmöglichkeit. Nach Meinung des BJ kann der Gesellschafter auch die weiteren Rechte – insbesondere das Auskunfts-, das Informations- und das Antragsrecht – etwa durch den Stimmrechtsvertreter ausüben. Sofern die GV schriftlich durchgeführt wird, können die erwähnten Rechte auch auf schriftlichem Weg ausgeübt werden. Die schriftlichen Mitteilungen der Mitglieder werden zu Protokoll verlesen und bei Anträgen wird nach den ad hoc Weisungen abgestimmt (Weisung für Zusatz- und Änderungsanträge). Denkbar wäre auch eine vorgängige Einladung zur Antragstellung. Sofern die GV auf elektronischem Weg ausgeübt wird (Video-/Telefonkonferenz), können diese Rechte ohnehin persönlich ausgeübt werden. Gewisse Einschränkungen der Rechte der Gesellschafter müssen nach Meinung des BJ in dieser speziellen Situation vorübergehend in Kauf genommen werden. Zudem ist es bei nicht börsenkotierten Gesellschaften gemäss Nr. 6 der FAQ nach wie vor möglich, sich durch einen anderen Aktionär oder durch einen Organvertreter vertreten zu lassen.

Stand: 9. April 2020

Die Corona-Pandemie hat für zahlreiche Firmen massive wirtschaftliche Folgen und stellt diese vor grosse Herausforderungen. Verwaltungsrat und Geschäftsleitung sind in Zeiten der Corona-Epidemie als oberste Führungsgremien besonders gefragt.

Betriebe oder Betriebszweige müssen geschlossen werden, Lieferketten werden unterbrochen, und die Nachfrage geht – je nach Branche – mehr oder weniger stark zurück, was sich unmittelbar auf die Umsätze und die Liquidität auswirkt. Ebenfalls verändern sich die Arbeitsstruktur, der Arbeitsort (Homeoffice) und der Arbeitseinsatz der Mitarbeitenden. Dies sind nur ein paar Beispiele von aktuellen Corona-bedingten Herausforderungen.

Auch wenn sich die Pflichten des Verwaltungsrats vom Grundsatz her nicht ändern, besteht – je nach Betroffenheit – eine deutlich erhöhte Sorgfaltspflicht. Im Vordergrund stehen primär Massnahmen zum Schutz der Gesundheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Ferner sind verschiedene strategische Entscheide gefragt und unmittelbare Aktionen und Massnahmen auf operativer Ebene nötig (Betriebsschliessung, Reorganisation, gegebenenfalls Anpassung des Dienstleistungsangebots, z.B. Take-away für Gastrobetriebe oder E-Learning für Weiterbildungsveranstalter). Schliesslich sind auch weitere ausserordentliche Massnahmen zu prüfen, insbesondere das Beantragen von Kurzarbeit, von Notkrediten und Steuererleichterungen.

Um in dieser ausserordentlichen Situation eine erhöhte Sorgfaltspflicht wahrnehmen zu können, ist der gewohnte Führungszyklus in den allermeisten Unternehmen zu erhöhen. Dazu sind u.a. ausserordentliche Verwaltungsratssitzungen zwecks Meinungsaustauschs und allfälliger Definition von Massnahmen angezeigt.

Zudem ist es sehr wichtig, dass der Verwaltungsrat in enger Abstimmung mit dem Management steht, das Management instruiert, überwacht, kontrolliert und bei Bedarf Einfluss nimmt. Nichts zu machen oder weiterzumachen wie bisher, ist angesichts der aktuellen Situation wohl nur in ganz seltenen Fällen eine Option.

Stand: 9. April 2020

Aufgrund der Corona-Pandemie besteht in den allermeisten Fällen eine erhöhte Sorgfaltspflicht, was auch eine Anpassung des gewohnten Führungszyklus erfordert. Dazu ist im Rahmen von ausserordentlichen Verwaltungsratssitzungen ein regelmässiger Austausch zwecks Meinungsbildung wichtig.

Nach geltendem Schweizer Recht konstituiert sich der Verwaltungsrat selbst, d.h. er legt die Organisation und Arbeitsweise inkl. der Sitzungsmodalitäten für sich selbst fest (normalerweise in einem Organisationsreglement). Dabei werden die Verwaltungsratssitzungen häufig immer noch durch die physische Anwesenheit der Verwaltungsratsmitglieder abgehalten.

Für viele Verwaltungsräte stellt sich nun die Frage, ob ausserordentliche wie auch die bereits geplanten ordentlichen Verwaltungsratssitzungen via Telefon- oder Videokonferenz abgehalten werden können, damit den Corona-Empfehlungen des BAG bzw. des Bundesrats Folge geleistet werden kann.

Obschon der Gesetzgeber vom Grundsatz der Beschlussfassung des Verwaltungsrats durch physische Zusammenkünfte ausgeht, sind nach der herrschenden (nicht ganz unumstrittenen) Lehre auch Video- und Telefonkonferenzen zulässig. Diese sind so zu behandeln wie Sitzungen mit physischer Präsenz. Sie sollen jedoch die Ausnahme darstellen, was sich nach der hier vertretenen Ansicht aufgrund der Corona-Situation gut rechtfertigen lässt.

Wichtig für die Durchführung von Verwaltungsratssitzungen per Video- oder Telefonkonferenz ist vor allem, dass

1. allen Sitzungsteilnehmern alle relevanten Dokumente und Informationen rechtzeitig zur Verfügung gestellt werden,
2. die Infrastruktur einwandfrei funktioniert, sodass eine ungehinderte Teilnahme aller Mitglieder an der Beratung und Beschlussfassung garantiert ist.

Selbstverständlich sind die Verhandlungen und Beschlüsse des Verwaltungsrats sauber und unverzüglich zu protokollieren und so schnell wie möglich den Verwaltungsratsmitgliedern zuzustellen, wobei das Protokoll umgehend von den Verwaltungsräten per E-Mail genehmigt werden sollte.

Allenfalls empfiehlt es sich, eine Bestimmung zur Durchführung von Verwaltungsratssitzungen per Video- und Telefonkonferenz für «dringliche Fälle» ins Organisationsreglement aufzunehmen.

Stand: 03. April 2020

Juristische Personen (AG, GmbH, Genossenschaften, Vereine etc.) sind gemäss Obligationenrecht grundsätzlich verpflichtet, innert 6 Monaten seit Abschluss des Geschäftsjahres eine physische Generalversammlung (GV) abzuhalten. Die Mitwirkungsrechte der Aktionäre, Gesellschafter, Genossenschafter, Vereinsmitglieder etc. werden dabei physisch an der GV ausgeübt. Verantwortlich für die Organisation und Durchführung ist in der Regel das oberste Aufsichtsorgan.

Aufgrund der Corona-Pandemie ist nun eine physische Versammlung von Gesellschaften zurzeit nicht mehr erlaubt (vgl. Art. 6 Abs. 1 COVID-19- Verordnung 2). Das Verbot gilt vorerst bis 19. April 2020. Es ist aber Stand heute damit zu rechnen, dass dieses Versammlungsverbot verlängert wird. Dennoch ist eine sog. «Restversammlung» durchzuführen.

Um die Mitwirkungsrechte sicherzustellen, wird in Art. 6a Abs. 1 COVID-19- Verordnung 2 vorgesehen, dass die Gesellschaften (ohne Einhaltung der Einladungsfrist) anordnen können, dass die Teilnehmerinnen und Teilnehmer ihre Rechte ausschliesslich a.) auf schriftlichem Weg oder in elektronischer Form; oder b.) durch einen vom Veranstalter bezeichneten unabhängigen Stimmrechtvertreter ausüben können.

Allerdings gab es bzgl. der Durchführung der von «virtuellen» GV noch gewisse Ungereimtheiten (zu den Erläuterungen des Bundesamtes für Gesundheit zur COVID-19-Verordnung 2) und auch noch verschiedene offene Fragen. Diese Fragen konnten nun in einem aktualisierten FAQ des Bundesamtes für Justiz (BJ) geklärt werden.

Dabei wurde geklärt, dass die Teilnahme der Aktionäre, Gesellschafter, Genossenschafter, Vereinsmitglieder etc. auch per Video- und Audiokonferenz möglich ist, sofern die Teilnehmenden identifiziert/authentifiziert werden können. Eine Stimmabgabe per E-Mail ist nach Ansicht des BJ hingegen nicht zulässig.

Ferner wird auch festgehalten, dass weiterhin eine «Restversammlung» stattfindet, an welcher der Vorsitzende, ein Protokollführer, ein Stimmenzähler, gegebenenfalls der unabhängige Stimmrechtsvertreter, gegebenenfalls (bei einer ordentlichen Revision, sofern kein Verzicht vorliegt) der Revisionsstellenvertreter und bei beurkundungspflichtigen Beschlüssen ein Notar teilnehmen müssen. Diese können jedoch auf elektronischem Weg (also per Video- oder Audiokonferenz) teilnehmen, sofern die Identifikation sichergestellt werden kann. Das FAQ des BJ finden Sie HIER.

Verschiebung GV: Schliesslich besteht für Unternehmen auch noch die Möglichkeit, die GV auf einen späteren Zeitpunkt zu verschieben. Dabei empfiehlt es sich dennoch, wenn möglich die 6-Monatsfrist einzuhalten, auch wenn es sich um eine Ordnungsfrist handelt, deren Nicht-Einhaltung keine unmittelbaren Sanktionen oder Bussen zur Folge hat. Sofern die Frist wegen einer Sorgfaltspflichtverletzung nicht eingehalten wird oder werden kann und daraus ein Schaden entsteht, kann die Verletzung der Frist allerdings unter Umständen zu Verantwortlichkeitsansprüchen führen.

Stand: 23. März 2020

Der Bundesrat hat am 28. Februar 2020 die besondere Lage erklärt und auf dem Verordnungsweg Massnahmen gegenüber der Bevölkerung, Organisationen und Institutionen sowie den Kantonen an zur Verminderung des Übertragungsrisikos und zur Bekämpfung des Coronavirus erlassen. Die Verordnung vom 28. Februar 2020 wurde am 13. März 2020 durch die Verordnung 2 ersetzt und bereits am 16. März 2020 wieder angepasst.

Öffentliche Veranstaltungen und öffentlich zugängliche Einrichtungen (Läden, Restaurants, Bars sowie Unterhaltungs- und Freizeitbetriebe) mussten ihren Betrieb Anfang Woche einstellen. Für alle anderen Betriebe stellt sich ganz allgemein die Frage, wie der Betrieb am geeignetsten aufrechterhalten werden soll, was für Massnahmen zum Schutz der Mitarbeitenden und Kunden nötig sind sowie welche Sitzungen und Veranstaltungen wie durchgeführt werden sollen und welche rechtlichen Vorgaben gelten.

Betroffen ist auch die Durchführung von Generalversammlungen (GV). Angesichts des Coronavirus gibt es bezüglich der Durchführung von GVs verschiedene rechtliche Aspekte, die zu beachten sind.

In der neuen Verordnung 2 werden auch Vorgaben zur Durchführung von GVs gemacht (Art. 6a COVID-19-Verordnung 2). Unternehmen macht es der Bundesrat einfacher, ihre Generalversammlungen trotz Versammlungsverbot durchzuführen. Sie können anordnen, dass die Teilnehmer ihre Rechte ohne Präsenz ausüben. Die Unternehmen können anordnen, dass die Teilnehmerinnen und Teilnehmer ihre Rechte ausschliesslich a.) auf schriftlichem Weg oder in elektronischer Form; oder b) durch einen vom Veranstalter bezeichneten unabhängigen Stimmrechtvertreter ausüben können.

Allerdings gibt es bzgl. der Frage der physischen Durchführung noch Widersprüchlichkeiten (zu den Erläuterungen des Bundesamtes für Gesundheit zur COVID-19-Verordnung 2) und auch noch verschiedene offenen Fragen (Ist eine E-Mail ausreichend? Was geschieht mit den anderen Aktionärsrechten? etc.). EXPERTsuisse ist bestrebt, diese offenen Fragen zeitnah zu klären.

• Die Ausbildungsveranstaltungen finden vollumfänglich digital statt und werden live gestreamt.
• Ausgewählte Weiterbildungen, welche im Mai und Juni als Präsenzveranstaltungen geplant waren, werden als E-Weiterbildungen abgehalten.
• Alle Sitzungen werden via Video- oder Telefonkonferenz durchgeführt.