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En raison de la pandémie de coronavirus, un devoir de diligence accru s'impose dans la majorité des cas, ce qui nécessite une adaptation du cycle de gestion habituel. À cette fin, il est important d'organiser un échange régulier en vue de se forger une opinion dans le cadre de séances extraordinaires du conseil d'administration.
Selon le droit suisse en vigueur, le conseil d'administration s'organise lui-même, c'est-à-dire qu'il définit pour lui-même (en général dans un règlement d'organisation) son organisation et son mode de travail, y compris les modalités relatives aux séances. Les séances du conseil d'administration ont encore souvent lieu en la présence physique des membres.
Pour de nombreux administrateurs se pose la question de savoir si les séances extraordinaires et les séances ordinaires déjà prévues du conseil d'administration peuvent se tenir par téléconférence ou visioconférence, afin de suivre les recommandations de l'OFSP et du Conseil fédéral concernant le coronavirus.
Bien que le législateur parte du principe que le conseil d'administration prenne ses décisions lors de réunions en présence physique, les téléconférences ou visioconférences sont autorisées selon la doctrine dominante (non entièrement incontestée). Ces conférences doivent être considérées comme des réunions avec présence physique. Elles doivent néanmoins être une exception et, selon l'opinion défendue ici, la situation liée au coronavirus constitue une bonne raison.
Pour la tenue de séances de conseil d'administration par téléconférence ou visioconférence, il est notamment important que
- tous les participants disposent de la documentation et des informations pertinentes en temps voulu et que
- l'infrastructure fonctionne parfaitement, afin que tous les membres puissent participer sans entrave au conseil et à la prise de décision.
Bien entendu, les négociations et les décisions du conseil d'administration doivent être clairement et immédiatement consignées dans un procès-verbal, lequel doit être envoyé dans les plus brefs délais aux membres du conseil d'administration, qui doivent l'approuver par e-mail également au plus vite.
Il est recommandé de prévoir dans le règlement d'organisation une disposition concernant la tenue de séances du conseil d'administration par téléconférence ou visioconférence pour les «cas d'urgence».