Aufgrund der Corona-Pandemie besteht in den allermeisten Fällen eine erhöhte Sorgfaltspflicht, was auch eine Anpassung des gewohnten Führungszyklus erfordert. Dazu ist im Rahmen von ausserordentlichen Verwaltungsratssitzungen ein regelmässiger Austausch zwecks Meinungsbildung wichtig.
Nach geltendem Schweizer Recht konstituiert sich der Verwaltungsrat selbst, d.h. er legt die Organisation und Arbeitsweise inkl. der Sitzungsmodalitäten für sich selbst fest (normalerweise in einem Organisationsreglement). Dabei werden die Verwaltungsratssitzungen häufig immer noch durch die physische Anwesenheit der Verwaltungsratsmitglieder abgehalten.
Für viele Verwaltungsräte stellt sich nun die Frage, ob ausserordentliche wie auch die bereits geplanten ordentlichen Verwaltungsratssitzungen via Telefon- oder Videokonferenz abgehalten werden können, damit den Corona-Empfehlungen des BAG bzw. des Bundesrats Folge geleistet werden kann.
Obschon der Gesetzgeber vom Grundsatz der Beschlussfassung des Verwaltungsrats durch physische Zusammenkünfte ausgeht, sind nach der herrschenden (nicht ganz unumstrittenen) Lehre auch Video- und Telefonkonferenzen zulässig. Diese sind so zu behandeln wie Sitzungen mit physischer Präsenz. Sie sollen jedoch die Ausnahme darstellen, was sich nach der hier vertretenen Ansicht aufgrund der Corona-Situation gut rechtfertigen lässt.
Wichtig für die Durchführung von Verwaltungsratssitzungen per Video- oder Telefonkonferenz ist vor allem, dass
Selbstverständlich sind die Verhandlungen und Beschlüsse des Verwaltungsrats sauber und unverzüglich zu protokollieren und so schnell wie möglich den Verwaltungsratsmitgliedern zuzustellen, wobei das Protokoll umgehend von den Verwaltungsräten per E-Mail genehmigt werden sollte.
Allenfalls empfiehlt es sich, eine Bestimmung zur Durchführung von Verwaltungsratssitzungen per Video- und Telefonkonferenz für «dringliche Fälle» ins Organisationsreglement aufzunehmen.
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