Nachdem Ende Februar 2020 die besondere Lage erklärt hat, hat der Bundesrat am 16. März 2020 auch Vorgaben zur Durchführung von GVs erlassen (neu in Art. 6bn COVID-19-Verordnung 2). Damit Gesellschaften aufgrund des Versammlungsverbots dennoch ihrer gesetzlichen Pflicht zur Durchführung der GV nachkommen können, können sie anordnen, dass die Teilnehmer ihre Rechte ohne Präsenz ausüben. Die Unternehmen können anordnen, dass die Teilnehmer ihre Rechte ausschliesslich a) auf schriftlichem Weg oder in elektronischer Form oder b) durch einen vom Veranstalter bezeichneten unabhängigen Stimmrechtvertreter ausüben können.
Verschiedene wichtige Fragen im Zusammenhang mit der Durchführung der GV – welche u.a. auch seitens EXPERTsuisse aufgebracht wurden – wurden vom BJ in einem FAQ aufgenommen. Unter anderem wurde etwa geklärt, dass die Teilnahme der Aktionäre, Gesellschafter, Genossenschafter, Vereinsmitglieder etc. auch per Video- und Audiokonferenz (= elektronisch) möglich ist, sofern die Teilnehmenden identifiziert/authentifiziert werden können. Hingegen ist eine Stimmabgabe per E-Mail nach Ansicht des BJ nicht zulässig. Ferner wurde auch geklärt, dass eine «Restversammlung» mit einem Vorsitzenden als Mitglied des obersten Verwaltungsorgans, einem Protokollführer, einem Stimmenzähler, gegebenenfalls der unabhängige Stimmrechtsvertreter und gegebenenfalls (sprich bei einer ordentlichen Revision) der Revisionsstellenvertreter sowie bei beurkundungspflichtigen Beschlüssen ein Notar anwesend sein müssen. Diese können jedoch auf elektronischem Weg (also per Video- oder Audiokonferenz) teilnehmen, sofern die Identifikation sichergestellt werden kann. Vgl. hierzu unser Mitglieder-Newsletter vom 9. April 2020.
Allerdings gab es noch Unklarheiten im Zusammenhang mit der Wahrnehmung von weiteren Aktionärsrechten oder zur Vertretungsmöglichkeit. Nach Meinung des BJ kann der Gesellschafter auch die weiteren Rechte – insbesondere das Auskunfts-, das Informations- und das Antragsrecht – etwa durch den Stimmrechtsvertreter ausüben. Sofern die GV schriftlich durchgeführt wird, können die erwähnten Rechte auch auf schriftlichem Weg ausgeübt werden. Die schriftlichen Mitteilungen der Mitglieder werden zu Protokoll verlesen und bei Anträgen wird nach den ad hoc Weisungen abgestimmt (Weisung für Zusatz- und Änderungsanträge). Denkbar wäre auch eine vorgängige Einladung zur Antragstellung. Sofern die GV auf elektronischem Weg ausgeübt wird (Video-/Telefonkonferenz), können diese Rechte ohnehin persönlich ausgeübt werden. Gewisse Einschränkungen der Rechte der Gesellschafter müssen nach Meinung des BJ in dieser speziellen Situation vorübergehend in Kauf genommen werden. Zudem ist es bei nicht börsenkotierten Gesellschaften gemäss Nr. 6 der FAQ nach wie vor möglich, sich durch einen anderen Aktionär oder durch einen Organvertreter vertreten zu lassen.
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